Apa Saja Manfaat HR Management System Bagi Perusahaan?

Perkembangan teknologi dan internet membawa berbagai kemudahan pada setiap pekerjaan, termasuk dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM) di perusahaan atau organisasi. Apalagi SDM merupakan unsur perusahaan yang cukup kompleks dan beragam sehingga membutuhkan treatment tertentu.

SDM merupakan penggerak utama pada setiap operasional perusahaan. Bahkan semakin besar perusahaan, jumlah karyawan yang dibutuhkan juga semakin banyak. Hal ini tentu akan menyita waktu bila pengelolaan SDM dijalankan dengan manual.

Kondisi tersebut kemudian melahirkan sebuah inovasi pengelolaan SDM yang lebih efisien dan modern yaitu Human Resource Management System atau HRMS sebuah aplikasi yang akan membantu perusahan dalam mengelola sumber daya manusia.

 

Apa itu HR Management System?

Human Resources Management System merupakan sebuah aplikasi untuk mempermudah pengelolaan data dan sumber daya manusia di sebuah perusahaan. HRMS merupakan hasil kombinasi dan pembaruan dari Human Resources Information System (HRIS) dan Human Capital Management System (HCMS).

Aplikasi HRMS membantu manajemen karyawan  dalam mengelola data SDM, termasuk dalam memenuhi segala urusan yang berkaitan dengan kebutuhan SDM. Contoh sederhana dari pengaplikasian HRMS yaitu sistem absensi, karyawan, penggajian (payroll) hingga pembayaran pajak.

Software HRMS juga dirancang untuk bisa menyimpan berbagai data karyawan yang dibutuhkan oleh manajemen SDM dalam meningkatkan kinerja perusahaan. Seperti penilaian kinerja, keterampilan dan pengalaman karyawan, serta pelatihan yang sudah pernah diikuti karyawan.

HRMS memiliki berbagai fitur dan modul dalam pengelolaan SDM. Modul-modul tersebut juga bisa diintegrasikan satu sama lain untuk bahan analisis bagi manajemen. Berikut modul-modul HRMS;

• Database karyawan
• Daftar kemampuan atau skill karyawan
• Daftar kehadiran
• Deskripsi tugas seluruh karyawan
• Catatan pekerjaan harian
• Daftar gaji (payroll)
• Terhubung dengan sistem atau aplikasi lain

 

Manfaat HR Management System

Secara umum, HRMS bertujuan untuk membantu agar pengelolaan SDM berjalan lebih efisien dan optimal, baik dari segi waktu maupun biaya. Berikut manfaat dari HRMS;

• Data Terintegrasi

HRMS sangat memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam mengelola data karena akan terintegrasi dalam satu sistem. Tanpa HRMS manager mungkin harus mencatat data dan laporan di berbagai platform sehingga akan sulit untuk melihat gambaran data secara utuh.

Dengan data yang terintegrasi dan lengkap akan membantu perusahaan untuk lebih mudah dalam menyusun perencanaan atau bahkan dalam mengambil keputusan.

• Meningkatkan Kompetensi Karyawan

HRMS berperan cukup penting dalam mempertahankan dan mengembangkan keterampilan karyawan. Manajemen SDM dalam merancang pelatihan yang dibutuhkan karyawan dengan menggunakan HRMS.

Selain itu, HRMS dapat mengklasifikasi jabatan tertentu berdasarkan kualifikasi dan kompetensi yang dimiliki oleh karyawan. Sehingga jabatan di perusahaan akan diisi oleh orang yang tepat.

• Meningkatkan Efisiensi

Salah satu tugas rutin pada manajemen karyawan yaitu urusan karyawan izin bekerja hingga pengajuan cuti yang bisa menyita banyak waktu. Sistem yang dimiliki HMRS dapat mengotomatisasi proses tersebut dengan lebih efisien.

Sistem HRMS juga dapat membuat proses perekrutan lebih mudah dan cepat, terutama dalam mengumpulkan dan menganalisa data terkait calon karyawan.

• Keamanan Data

HRMS dirancang dengan sistem keamanan yang ketat untuk menjaga seluruh data dan informasi terkait karyawan. Hal ini bukan hanya untuk menegakkan hak privasi tetapi juga untuk menjaga budaya dan citra positif bagi perusahaan.

Berbagai aplikasi HRMS telah mudah ditemui di berbagai platform, mulai dari vendor dalam negeri maupun luar negeri. Berikut tips yang bisa jadi pertimbangan dalam memilih HRMS

• Memiliki Fitur Lengkap
• Memiliki sistem yang terintegrasi
• Jaminan keamanan data
• Biaya yang terjangkau

 

Sumber daya manusia merupakan unsur penting dalam sebuah perusahaan yang harus dikelola dengan baik dan optimal. Sebab, baik atau tidaknya kinerja perusahaan akan terlihat dari kualitas pengelolaan karyawannya. HRMS merupakan salah satu opsi untuk pengelolaan SDM yang lebih mudah dan modern. Apalagi saat ini seluruh lini pekerjaan tengah bertransformasi digital.