Business Contuinity Management System di Era New Normal

data, Insight, Tips
Business Contuinity Management System di Era New Normal

 

Virus Corona (COVID-19) yang mewabah di seluruh belahan dunia berdampak langsung bagi keberlangsungan (going concern) perusahaan. Sebagian perusahaan menutup total operasi perusahaannya, sebagian yang lain memutar otak agar operasi tetap berjalan dengan cara lain. Kejadian ini meningkatkan kepedulian pengusaha atau manajemen perusahaan untuk menerapkan manajemen keberlangsungan bisnis (Business Continuity Management (BCM)).
Social distance yang menjadi kebijakan pemerintah setempat atau malah pilihan lock down yang diambil beberapa negara berdampak pada penutupan akses langsung tatap muka sebagaimana jam kerja seperti biasanya. Pengusaha atau manajemen perusahaan tidak mungkin merumahkan karyawan begitu saja, mereka akan mengambil pilihan-pilihan yang lebih rasional seperti bekerja dari rumah, membagi karyawan dalam beberapa kelompok, memfasilitasi akses cloud computing untuk komunikasi daring, dll. Inilah yang disebut dengan BCM.
Menjelang pemberlakukan aktivitas new normal pasca PSBB, masyarakat harus tetap menjalankan aktivitas normal namun dengan ditambah menerapkan protokol kesehatan guna mencegah terjadinya penularan COVID-19. Adapun prinsip utama dari new normal yaitu penyesuaian diri dengan pola hidup yang baru seperti melakukan aktivitas sehari-hari. Pola hidup baru yang dimaksud adalah dengan mengurangi kontak fisik dengan orang lain, menghindari kerumunan, serta bekerja, bersekolah dari rumah.

Selain itu di era new normal ini menuntut perusahaan untuk bangkit dengan cepat. Sebagian pun mungkin masih menerapkan work from home. Oleh karena itu, new normal sejatinya memicu perusahaan untuk lebih mengandalkan teknologi dan membuat rencana keberlangsungan usaha ditenga situasi saat ini.

Apa itu BCM ?
Kegiatan usaha yang dilakukan oleh perusahaan harus selalu beroperasi untuk menjalani kegiatan bisnis perusahaan, termasuk setelah gangguan/bencana terjadi. Setidaknya perusahaan harus mampu mengidentifikasi keadaan gangguan dan kondisi yang dapat ditoleransi oleh perusahaan terhadap pelanggan.
Menurut ISO 22301: 2012, Business Continuous (BC) didefinisikan sebagai kemampuan organisasi untuk melanjutkan pengiriman produk atau layanan pada tingkat yang telah ditentukan sebelumnya setelah insiden yang mengganggu. Sedangkan BCM adalah alat yang diterapkan oleh perusahaan untuk menyakinkan usaha-usaha yang dilakukan perusahaan agar bisnis tetap beroperasi kembali pada kondisi yang dapat diterima setelah terjadinya insiden.

Berikut struktur BCM yang merujuk pada ISO 22301 untuk diketahui oleh perusahaan.
– Business Impact Analysis (BIA)
– Distruptive Risk Assessment (DRA)
– Business Contuinity Strategy (BCS)
– Business Contuinity Plan (BCP)

Dokumen yang masuk ke dalam BCP adalah sebagai berikut:
– Emergency Respons Plan (ERP)
– Crisis Management Plan (CMP)
– Disaster Recovery Plan (DRP)
– Post Incident Plan (PIP)

Tujuan dan Manfaat BCM
Tujuan BCM adalah untuk memperkecil efek peristiwa mengganggu tersebut pada operasional perusahaan dan mengurangi risiko kerugian keuangan dan meningkatkan kemampuan organisasi dalam proses pemulihan sesegera mungkin dari suatu peristiwa yang mengganggu. BCM juga membantu memperkecil biaya yang berhubungan dengan peristiwa yang mengganggu tersebut dan mengurangi risiko yang berhubungan dengan itu.

Adapun manfaat-manfaat yang didapatkan oleh perusahaan jika menerapkan BCM adalah sebagai berikut.

– Melindungi aset perusahaan
– Meningkatkan ketahanan organisasi
– Melindungi pencapaian terhadap sasaran organisasi
– Meningkatkan reputasi organisasi
– Memberikan kontribusi terhadap peningkatan berkelanjutan pada organisasi

Apa yang dimaksud dengan kondisi abnormal?
Kondisi abnormal adalah kondisi yang tidak dapat diantisipasi oleh organisasi atau perusahaan. Contohnya adalah:
– Natural disaster: banjir, gempa bumi, gunung meletus
– Man-made disaster: sabotase, peperangan, serangan teroris
– Main facility failure: kegagalan suplai listrik, kegagalan sistem pendingin data center, dsb.
– Governmental issue: pemogokan, embargo ekonomi, dsb.
– Dan mungkin akibat COVID-19 ini ada satu kategori bencana lagi, yaitu biological disaster atau        pandemic disaster.

Salah satu antisipasi yang dilakukan oleh perusahaan adalah dengan mengimplementasikan alat respons terhadap kejadian disrupsi. Salah satu alat tersebut adalah BCM. ISO telah mengeluarkan standar internasional terkait BCM System, yang dikenal sebagai ISO 22301. Implementasi BCM mampu mengendalikan perusahaan untuk bertahan selama dan pascadisrupsi. Perusahaan yang telah mengimplementasikan BC yang baik, maka telah mengedukasi seluruh elemen perusahaan dalam merespons kejadian disrupsi.

Di era sekarang, perusahaan dirasa sangat perlu mengimplementasikan BCM yang baik untuk menghindari perusahaan dari kebangkrutan.

Cara Mempersiapkan Organisasi Menghadapi Wabah COVID-19
Ketika kekhawatiran global tumbuh karena COVID-19, organisasi menghadapi tantangan akan respon yang cepat atas kesehatan dan kesejahteraan karyawan agar rantai pasokan tidak terganggu. Mengingat banyak variabel yang tidak diketahui seputar wabah ini, banyak bisnis di seluruh dunia harus mengevaluasi kesiapan mereka terhadap dampak potensial yang mungkin ditimbulkan terhadap operasi, rantai pasokan, dan kesejahteraan karyawan mereka.

Dengan berinvestasi dalam pengembangan, implementasi dan pemeliharaan program BCM, organisasi dapat memberikan pendekatan yang lebih efektif untuk memulihkan dan memulai kembali fungsi dan proses yang penting. Dan yang paling utama adalah memberikan lapisan perlindungan untuk aset penting mereka, yaitu orang, informasi, arus kas, dan reputasi.
Dalam menerapkan BCM, berikut adalah beberapa hal penting yang harus menjadi perhatian organisasi dalam menghadapi COVID-19.

– Sumber Daya
Buatlah daftar jenis gangguan yang mungkin menyerang. Misalnya, jika bisnis Anda sangat bergantung pada pemasok eksternal, apakah Anda perlu mencari sumber alternatif? Apakah vendor Anda atau vendor-nya vendor Anda beroperasi di dalam wilayah yang terinfeksi? Jika begitu:

– Identifikasi dampak operasional dan dampak pendapatan dari potensi gangguan terhadap pemasok dan vendor utama.
– Pertimbangkan kelayakan sumber barang, bahan, dan komponen dari pemasok alternatif.
– Jika Anda tahu Anda akan terkena dampak tiga bulan (atau bahkan lebih jauh) dari sekarang, Anda harus mengurangi produksi atau output Anda sekarang.
– Bisakah Anda menunda pengiriman pelanggan?

Infrastruktur IT Anda mungkin sudah dapat mendukung pekerjaan dari jarak jauh (work from home). Namun harus tetap memperhatikan kebutuhan bandwidth dan lisensi VPN untuk memungkinkan karyawan Anda menjadi produktif. Tanyakan pada diri sendiri hal-hal berikut:
– Apakah karyawan Anda memiliki kemampuan untuk bekerja dari rumah?
– Apakah mereka memiliki laptop, telekomunikasi atau kemampuan broadband yang baik?
– Bagaimana Anda menegakkan kebijakan privasi data Anda agar sejalan dengan peraturan perusahaan/pemerintah?

– Proses
Dalam hal ini adalah proses bisnis. Saat mengalami krisis, sudah pasti proses bisnis pada perusahaan terdampak akan berubah. Misalnya dalam kasus COVID-19 dimana anjuran physical distancing harus diberlakukan sehingga perilaku konsumen pun juga berubah.
Buatlah rencana komunikasi internal – rencana tersebut juga harus menjadi bagian dari rencana komunikasi manajemen krisis Anda. Di sini Anda harus mengidentifikasi pesan-pesan utama yang sederhana, proses yang andal, dan alat untuk menyediakan pembaruan berkelanjutan dan mengumpulkan umpan balik dari karyawan.

Uraikan langkah-langkah yang diambil organisasi:

– Ringkaslah kebijakan perusahaan – gambarkan cakupan rencana perawatan kesehatan, baik pencegahan dan perawatan, kehadiran termasuk cuti yang dibayar, kelanjutan penggajian, perjalanan, dan pertemuan kelompok.
– Jelaskan dampak potensial dari wabah pada operasi, layanan, perjalanan, rantai pasokan, bisnis, pendapatan, dll, sehingga karyawan dapat merencanakannya.
– Buat pengawasan komunikasi dan manajemen tambahan untuk diterapkan di lingkungan kerja di mana penularan penyakit ini biasanya lebih meluas.
– Berikan ringkasan atau ulasan tentang rencana kesiapan menghadapi pandemi ini.
– Pastikan ketersediaan Program Bantuan Karyawan (Employee Assistance Programs) untuk dukungan emosional.

– Lokasi
Lokasi meliputi tempat proses bisnis seperti tempat kerja semasa krisis, apakah perlu work from home, lokasi suplai, lokasi penyimpanan data dan juga lokasi sasaran pasar.

– Teknologi
Teknologi meliputi proses dan tools yang digunakan dalam menunjang kinerja dan keamanan bisnis. Misalnya teknologi customer relationship management, HR management, supply chain management, hingga software akuntansi.

Artikel Lainnya

Menu
Open chat